ארגון איחוד הצלה, הוא ארגון המושתת על מתנדבים, שבהכשרתם הם רופאים, פרמדיקים וחובשים ומטרתו מתן מענה רפואי, ראשוני ומקצועי, בכדי להציל חיים. כיום (2025), מונה ארגון ‘איחוד הצלה’ מעל 8,000 מתנדבים, הפעילים מדן ועד אילת אשר מצילים חיי אדם יום יום, שעה שעה, בהתנדבות מלאה.
ארגון בסדר גודל כזה, נדרש לפתרון מתקדם לניהול מערך לוגיסטי מורכב הכולל ציוד רפואי קריטי, עשרות סוגי מוצרים בעלי תוקף, אצוות ומספרים סיריאליים, וכ – 100 בתי מתנדב ברחבי הארץ המשמשים כמחסני לוויין מקומיים. כל אלו נועדו להבטיח זמינות ציוד מלאה לכל מתנדב – בכל רגע ובכל מקום.
מערכת StoreMan נבחרה להוביל את תהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית של מחלקת הלוגיסטיקה בארגון. המערכת הוטמעה כחוליה מרכזית בין כלל המערכות הקיימות של הארגון – לרבות מערכת ה-CRM, האפליקציה השטחית, מערכת הנהלת החשבונות ואתר הסחר הפנימי.
החיבור למספר ממשקים במקביל איפשר סנכרון מלא של כמויות, הזמנות ותוקפים, כך שכל פריט ציוד מזוהה ומנוהל מקצה לקצה – מהרכישה ועד למסירה למתנדב בשטח.
תקן אישי לכל מתנדב
כל מתנדב מוגדר במערכת עם תקן ציוד אישי – רשימת פריטים מחייבת לפי תפקידו ותחום פעילותו. המערכת יודעת לזהות חוסרים, להפיק הזמנות אוטומטיות להשלמת ציוד, ולעדכן את מנהלי המחסנים המקומיים בהתאם. כך נשמר תקן מדויק בכל רגע נתון, תוך מעקב אחר תוקף מוצרים רגישים (כגון תרופות, תחבושות, ומזרקים).
דוחות בקרה ודשבורדים חכמים
• מעקב אחר כמויות לפי מחסן, אזור ומתנדב.
• בקרה על תוקף ציוד רפואי והתרעות על מוצרים לקראת תפוגה.
• ניתוח תנועות ומעקב אחר שימושים חריגים.
• חיווי גרפי של רמות תקן לפי יחידה אזורית.
מערכת הזמנות ומכירות
לצד ניהול הכמויות, הוטמעה גם מערכת הזמנות פנימית ליצירת הזמנות ציוד, עם תהליך אישור אוטומטי, ניהול סלי הזמנה והנפקת תעודות משלוח. החיבור הישיר לאתר הסחר של הארגון מאפשר עדכוני כמויות בזמן אמת, כך שכל הזמנה שנפתחת באתר מתבצעת על בסיס כמות זמינה להזמנה אמיתי ומעודכן.
חיבור למחלקת השינוע והובלה
אחד הרכיבים הקריטיים בפרויקט היה אינטגרציה עם מחלקת השינוע של הארגון. מערכת StoreMan מנהלת כיום גם את מסלולי החלוקה, תזמון משלוחים ואיתור בזמן אמת של ציוד שנמצא בדרך. השילוב בין הנתונים הלוגיסטיים לבין מסלולי ההובלה יצר תהליך מלא וסגור – מההזמנה במחסן הראשי, דרך מיון ואריזה, ועד למסירה בבית המתנדב.
ניהול הרשאות מתקדם
איחוד הצלה מפעיל מאות עובדים ומתנדבים בדרגים שונים – החל ממנהלי אזור ומחסנאים ועד ראשי אגפים. מערכת ההרשאות של StoreMan מאפשרת שליטה חכמה ברמות הגישה – כל משתמש רואה אך ורק את הנתונים הרלוונטיים לתפקידו, עם אפשרויות חתימה ואישור בהתאם לסמכותו.
הודות ליישום המערכת, איחוד הצלה נהנה כיום משקיפות מלאה, יעילות לוגיסטית גבוהה, וחיסכון משמעותי בזמן ובמשאבים. המערכת מאפשרת בקרה בזמן אמת על אלפי פריטים הנמצאים בעשרות מחסנים, ומבטיחה שבכל רגע נתון – לכל מתנדב יש את הציוד הנדרש כדי להציל חיים.